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「あなたのデスクトップは終わってませんか？」
最近のビジネスマンは情報過多になり、もはや人間のちっぽけな脳ミソでは有用な情報を効果的に使うことに限界が出てきました。私もそれに気づき、数年前から必死に努力していますが、通常業務をやりながらだとなかなか進みません。
・・・というのも、お分かりかと思いますが（このブログでさえそうですが）新規作成して記事を書いたり、エクセルを新規作成したり、パワポで資料を作ったり、色んな場面で「新規作成」を行うことが増え、おびただしい数のファイルや記事が溢れている昨今。このような現状を打開するには、発送の転換をしなければ、あなたのデスクトップはアイコンまみれになり、整理整頓などできたものではありません。
「情報をいかに少なくするか」も重要な仕事の一つ
よく「シンプル・イズ・ベスト」なんていう言葉がありますが、これを（僕も含め）みなさんなかなかできないと思います。
ついつい以前やった事を忘れ、一から新しいファイルや文章を作りたがりますが、今からの時代はさらに情報が入り乱れ、スピードも質も量も求められます。そんな状況の中、このあたり前のような「シンプル・イズ・ベスト」がすごく大事になる気がします。
では、どういう風に考え、どのようにすればよいのでしょうか。
情報の種類は２つ
情報の区切りの考え方ですが、以下のように分けることができます。
- 外の情報 …自分以外のすべての情報（例：新聞・テレビ・ネット・広告・マイノート）
- 内の情報 …自分自身がもっている情報（例：思い出・暗記した英単語・うっすら覚えているタスク）
まず、１つ目の外の情報は「流動的」でしかも「なくなる可能性」を持っています。テレビがなくなれば情報は見れなくなりますし、ノートをなくせば自分がせっかく書いたものは水の泡になります。付箋も同じですね。
２つ目の内の情報は、こと正確性においてはこの世で最も信用出来ない厄介な情報です。この情報を過信してしまうために、「もの忘れ」や「タスク漏れ」による「上司に怒られる」ということが起こります。
ここまでは皆さんピンとくるのではないでしょうか。。
要はここからが「情報は「新規作成」から「まとめ」る時代へ」本題です。
ここまで読むということは、これについては相当悩んでるのでしょうね。僕も同じです。頑張りましょう。
必要な物はたった2つ
勇気を振り絞ってこの２つをご覧ください。
- 情報を「容易に」かつ「キレイに」保存できる場所
- その情報を「素早く」探せる機能
現役バリバリのITさん（みんなが知ってるITです笑）の力を使って、情報をまとめる人もいますし、インデックスを貼りまくって自信満々に取り出す人もいますので、人それぞれやり方はあると思います。
ひとつ言えるのは、私達は社会人です。同じような思いになっているのはあなただけではありません。みんなで情報を共有し合い、チームプレーで情報をまとめていった方がスピードも質も量も格段に上がります。
最近では「クラウド」や「Evernote」など情報を共有できるツールはいくらでも存在しますが、あなた（もしくはあなたの会社の人たち）にとって一番使いやすい共有方法を見つけるには、それなりにコストがかかります。これを出し惜しみしていては有能な人材が育たないと思います。
しかし、これを見つけるだけでも大変なのですが、社内の人達に理解してもらうことの方がもっと難しいです。
無いから作った（作れた）
弊社でも、色々な無料ツールや時には有料のツールを使いましたが、ことごとくシックリきませんでした。発送の転換が必要でした。出来上がったツールに合わせて社内のみんなを誘導しようとしましたが無駄ですし、途方に暮れてしまいました。
そこでホームページ制作の技術・システムの技術を活かし、情報管理システム構築しました。今でも改良を加えていますが、着実に使いやすくなってきています。
実際の画面はこちら（といっても大事な情報は出せないのでぼかしてます。すみません。。）
つまり、
「外の情報」は１か所のシステムにまとめてしまい、納得いくまでとことん使いやすくする。
「内の情報」は空っぽになるまで外に出し、作ったシステムの存在だけを忘れないようにする
ことが大事です。
長文になりましたが、少しでもお役に立てればと思い書いてみました。
かなり時間がかかりました（し、これからも続きます）が、このノウハウが知りたい方はぜひお問い合わせください。
ぜひお役立てください。
この記事を書いた人 : 福岡・大分 ホームページ制作のエディス
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